Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) z roku na rok cieszy się coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców. Wynika to między innymi z faktu, że wielu z nich dostrzega już realne benefity jakie przynosi cyfryzacja. Spośród płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów korzyści wymienić warto między innymi wzrost efektywności procesów, poprawę bezpieczeństwa danych czy ograniczenie ryzyka błędów. Co ważne, EOD cechuje się jeszcze jedną, niezwykle ważną zaletą – pozwala on na znaczące zredukowanie kosztów firmowych. Z czego to jednak właściwie wynika? Tego możesz dowiedzieć się z poniższego artykułu.
Co to jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów to ogół procesów związanych z przetwarzaniem faktur, umów i wniosków. Obejmuje on czynności takie jak między innymi tworzenie, podpisywanie, wysyłanie i archiwizowanie wszystkich druków firmowych. Są to więc operacje wykonywane na co dzień w każdym przedsiębiorstwie, co sprawia, że wydajność ich przebiegu jest niezwykle istotna i wpływa na ogólną efektywność organizacji.
Choć obieg dokumentów obecny jest we wszystkich firmach, nie wszędzie przybiera on taką samą formę. Niektóre z przedsiębiorstw nadal funkcjonują w oparciu o papierowe druki. Tego typu tradycyjny obieg, choć może sprawdzać się w przypadku niektórych mniejszych organizacji, jest już jednak przestarzałym rozwiązaniem, które często nie pozwala na osiągnięcie maksymalnej efektywności procesów biznesowych.
Alternatywą dla podpisywania, wysyłania i archiwizowania papierowych druków jest natomiast elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala on na przetwarzanie wniosków, faktur, umów i innych plików firmowych w formie cyfrowej. Jak możemy łatwo dostrzec, rozwiązanie to cieszy się coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców. Nie dzieje się tak rzecz jasna bez powodu – korzyści elektronicznego obiegu dokumentów są bowiem niezaprzeczalne.
EOD – korzyści dla Twojej firmy
Co zatem wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów może przynieść Twojej firmie? Warte wymienienia są między innymi takie korzyści biznesowe płynące z implementacji tego rozwiązania jak:
- automatyzacja powtarzalnych zadań – wiele czynności, takich jak pobieranie danych i załączników, generowanie raportów, walidacja danych czy rozliczanie delegacji będzie mogło zostać zautomatyzowanych dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu EOD;
- zwiększenie efektywności procesów – automatyzacja poszczególnych zadań przełoży się na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na realizację wielu procesów biznesowych;
- ustandaryzowanie procedur – dzięki wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów zyskamy możliwość łatwego określenia kształtu procedur, które były do tej pory niespójne lub nieprecyzyjne;
- łatwiejsze kontrolowanie procesów – możliwość sprawdzania aktualnego statusu zadań oraz weryfikacji tego, kto aktualnie zajmuje się danym dokumentem, pozwala na znacznie łatwiejsze nadzorowanie procesów i podejmowanie odpowiednich działań mających na celu zwiększenie ich wydajności;
- ułatwienie dostępu do dokumentów dla pracowników zdalnych i przebywających w delegacjach – wszystkie dokumenty firmowe zebrane zostaną w centralnej bazie, do której dostęp możliwy będzie nie tylko z biura, ale także z urządzeń mobilnych i komputerów osób przebywających na home office;
- poprawa bezpieczeństwa danych – implementacja odpowiedniego systemu ról i uprawnień zapewni, że dostęp do dokumentów będą miały wyłącznie uprawnione do tego osoby;
Jak widać, wdrożenie odpowiedniego systemu EOD może pomóc zoptymalizować wiele obszarów działania organizacji. To jednak nie koniec zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Oferuje on bowiem jeszcze jedną, niezwykle istotną korzyść, która z pewnością zainteresuje wielu przedsiębiorców. Korzyścią tą jest możliwość znacznego zredukowania kosztów firmowych.
Elektroniczny obieg dokumentacji a oszczędności – skąd wynika redukcja kosztów?
Możliwość ograniczenia kosztów przy zachowaniu takiej samej efektywności operacyjnej lub nawet zwiększeniu wydajności procesów to nieoceniona korzyść dla każdej organizacji. Czy system elektronicznego obiegu dokumentów naprawdę pozwoli jednak na znaczną redukcję wydatków, a jeśli tak, to z czego będą wynikały te oszczędności? Poniżej przedstawiamy konkretne funkcjonalności EOD wpływające na ograniczenie kosztów.
Oszczędność czasu i wzrost wydajności procesów
Podstawowym czynnikiem, który pozytywnie wpłynie na finanse organizacji wdrażającej elektroniczny obieg dokumentów, jest poprawa efektywności operacyjnej. Dzięki cyfryzacji i automatyzacji wielu czynności, takich jak na przykład składanie wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji czy obsługa rekrutacji możliwe będzie zredukowanie liczby godzin potrzebnych na realizację podstawowych procesów HR. Oszczędność czasu pracowników nie tylko przełoży się natomiast na zwiększenie wydajności firmy, ale także pozwoli na zmniejszenie kosztów.
Usprawnienia wynikające z zastąpienia papierowego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym uda się także odczuć w przypadku innych zadań. Dzięki oferowanym przez EOD korzyściom możliwe będzie także na przykład znacznie szybsze przygotowywanie umów dla klienta. Nie będzie już bowiem konieczne drukowanie setek kartek papieru, ich ręczne podpisywanie, przekazywanie klientowi, skanowanie i archiwizowanie. Wszystkie te czynności będą odbywały się w formie cyfrowej z wykorzystaniem wygodnego i intuicyjnego systemu.
Wyeliminowanie konieczności drukowania i wysyłania papierowych dokumentów
Redukcja wydatków związana z zastąpieniem papierowych druków plikami cyfrowymi wynika jednak nie tylko z oszczędności czasu pracowników. Warto pamiętać o tym, że samo drukowanie i wysyłanie dokumentów także generuje koszty, które w przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw mogą być stosunkowo wysokie.
Aby możliwe było przetwarzanie dokumentów papierowych konieczny jest nie tylko zakup drukarek, papieru i tuszu, ale także serwisowanie sprzętu i ponoszenie wydatków związanych z tradycyjną wysyłką umów czy faktur. Dodatkowo koszty te mogą różnić się w zależności od miesiąca, co utrudnia planowanie budżetu.
W przypadku skorzystania z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko zmniejszymy wydatki, ale także zyskamy nad nimi większą kontrolę. Dodatkowo zmiany w duchu PAPERLESS wpiszą się w trendy dotyczące zrównoważonego rozwoju, przez co pozytywnie wpłyną na wizerunek firmy.
Możliwość rezygnacji z papierowego archiwum
Kolejną oszczędnością wynikającą z wdrożenia EOD jest możliwość zastąpienia tradycyjnego archiwum profesjonalnym systemem do archiwizacji dokumentów. W przypadku wielu średnich i dużych firm może to pozwolić na naprawdę znaczącą redukcję kosztów.
Aby samodzielnie prowadzić archiwum, które będzie spełniało wszystkie wymogi prawne, konieczne jest bowiem zwykle nie tylko wydzielenie osobnej części biura, ale także zapewnienie odpowiednich warunków (takich jak wilgotność i temperatura) i zadbanie o środki bezpieczeństwa. Jeśli natomiast zdecydujemy się na powierzenie przechowywania dokumentów zajmującym się tym firmom zewnętrznym, będziemy musieli liczyć się z regularnym ponoszeniem dość wysokich kosztów.
Stawiając na archiwizowanie dokumentów w formie cyfrowej, możesz więc oszczędzić pieniądze, przestrzeń biurową i czas Twoich pracowników. Dodatkowo rozwiązanie to przyniesie Ci jeszcze więcej korzyści. Dzięki przechowywaniu dokumentów w systemie łatwiej odszukasz interesującą Cię fakturę, umowę czy wniosek, a także zwiększysz bezpieczeństwo danych.
Możliwość rezygnacji z części stacjonarnych stanowisk pracy
Jedną z niezaprzeczalnych korzyści elektronicznego obiegu dokumentów jest to, że pozwala on na dostęp do danych firmowych z każdego miejsca i o każdej porze. Taka funkcjonalność może pozwolić wielu przedsiębiorstwom na wdrożenie zdalnego lub hybrydowego modelu pracy. W jaki sposób może to jednak wpłynąć na redukcję kosztów?
Zapewnienie możliwości zdalnej realizacji obowiązków pozwoli przede wszystkim na oszczędność przestrzeni biurowej. Część ze stacjonarnych stanowisk pracy będzie można zastąpić rezerwowanymi za pomocą systemu biurkami rotacyjnymi. To duża korzyść szczególnie dla firm, które chcą ciągle się rozwijać – dzięki temu możliwe będzie zatrudnianie nowych pracowników bez konieczności ponoszenia kosztów związanych ze zmianą biura.
Redukcja ilości popełnianych błędów
Ostatnim czynnikiem wpływającym na to, że implementacja elektronicznego obiegu dokumentów przyczynia się do redukcji kosztów firmowych, jest fakt, iż wdrożenie EOD może pomóc w wyeliminowaniu wielu błędów. Dzięki temu uda się więc uniknąć pomyłek mogących prowadzić do opóźnień, a tym samym do pogorszenia relacji z partnerami biznesowymi czy nawet do nałożenia kar finansowych.
Jak wdrożyć EOD do firmy, by móc znacznie zredukować koszty?
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które na wiele różnych sposobów wspiera finanse przedsiębiorstw. Aby inwestycja w ten system przyniosła Twojej firmie jak najwięcej korzyści, musisz jednak prawidłowo dopasować oprogramowanie do specyfiki swojej organizacji. Jak możesz to zrobić?
W pierwszej kolejności powinieneś dokładnie przeanalizować obecny kształt obiegu dokumentów i znaleźć procesy, których optymalizacja może przynieść największe oszczędności. Wymienione powyżej korzyści elektronicznego obiegu dokumentów z pewnością pomogą Ci w wyznaczeniu obszarów, na które warto zwrócić szczególną uwagę.
Gdy będziesz już wiedział, czego konkretnie wymagasz od elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, konieczne będzie wybranie odpowiedniego systemu. Na rynku dostępnych jest obecnie wiele gotowych narzędzi oferujących różne funkcjonalności. W przypadku większości średnich i dużych organizacji najlepiej sprawdzi się jednak rozwiązanie modułowe takie jak system LOGITO.
Dlaczego będzie on tak dobrym wyborem? Dzięki niemu będziesz mógł samodzielnie dopasować komponenty systemu do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Sprawi to, że gotowe oprogramowanie spełni wszystkie Twoje oczekiwania, a Ty nie poniesiesz kosztów związanych z wdrożeniem zbędnych funkcjonalności.
materiały partnera (wp)