Deklaracja na podatek od nieruchomości (oraz informacja IN-1) to podstawowy dokument, dzięki któremu informujemy gminę o posiadanych nieruchomościach i wysokości należnego podatku. Właściciele domów, mieszkań czy działek często mają wątpliwości, jak poprawnie wypełnić te formularze, zwłaszcza że ich nazwy (IN-1, DN-1) brzmią dość urzędowo.
W tym poradniku wyjaśnimy kto składa IN-1, a kto DN-1, jakie są terminy złożenia tych dokumentów oraz przeprowadzamy krok po kroku przez ich wypełnienie, wskazując typowe pułapki i błędy. Podpowiemy też, jak złożyć deklarację (papierowo czy elektronicznie) i co zrobić w razie konieczności korekty. Na końcu znajdziesz checklistę, aby upewnić się, że niczego nie pominąłeś, składając swoją deklarację.
IN-1 czy DN-1? Kto składa który formularz
Pierwsze podstawowe rozróżnienie to rodzaj formularza w zależności od statusu podatnika:
- IN-1 – Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych: składają osoby fizyczne, czyli podatnicy będący osobami prywatnymi (np. właściciele domów, mieszkań, działek, którzy nie prowadzą jako właściciele odrębnej działalności prawnej). IN-1 jest nazywana informacją podatkową – w praktyce to zgłoszenie nieruchomości do opodatkowania.
- DN-1 – Deklaracja na podatek od nieruchomości: składają osoby prawne oraz jednostki organizacyjne i spółki nieposiadające osobowości prawnej (czyli wszystkie firmy, spółki prawa handlowego, stowarzyszenia posiadające nieruchomości, a nawet wspólnoty mieszkaniowe). DN-1 to deklaracja, a więc oprócz danych o nieruchomościach zawiera także wyliczenie kwoty podatku przez podatnika.
W praktyce można przyjąć, że osoba prywatna składa IN-1, a firma składa DN-1. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nieruchomość jest współwłasnością osoby fizycznej i np. spółki – wtedy osoba fizyczna również musi złożyć DN-1 (tak jak firma). Rolnicy mają odrębne druki (podatek rolny).
Czy trzeba składać deklarację co roku?
Osoby fizyczne składają informację IN-1 tylko jednorazowo przy powstaniu obowiązku (np. nabycie nieruchomości) lub gdy nastąpi zmiana wpływająca na wysokość podatku (np. rozbudowa budynku, sprzedaż części działki, wygaśnięcie zwolnienia). Nie muszą corocznie odnawiać zgłoszenia, o ile nic się nie zmieniło. Osoby prawne i jednostki organizacyjne muszą składać deklarację DN-1 co roku do 31 stycznia danego roku podatkowego. W deklaracji wykazują stan na początek roku i wyliczają podatek na dany rok. Jeśli w trakcie roku coś się zmieni (np. dokupią grunt w czerwcu) – składają korektę lub nową deklarację w ciągu 14 dni od zmiany.
Osoba fizyczna ma 14 dni od zaistnienia okoliczności (np. od dnia nabycia nieruchomości, zakończenia budowy, sprzedaży) na złożenie formularza lub korekty. Wyjątkiem jest sytuacja, jeśli zakończyłeś budowę budynku tuż przed końcem roku, to informację możesz złożyć do 15 stycznia następnego roku Osoba prawna natomiast deklarację musi złożyć do 31 stycznia każdego roku, a jeśli obowiązek powstał w trakcie roku, to również 14 dni od zdarzenia (np. od dnia kupna, sprzedaży, zmiany).
Przygotowanie: co będzie potrzebne do wypełnienia
Zanim usiądziesz do wypełniania formularza, zgromadź potrzebne informacje i dokumenty. Oto checklista rzeczy, które warto przygotować:
- Dane podatnika: Twoje podstawowe dane identyfikacyjne. Osoba fizyczna będzie potrzebowała numeru PESEL (ewentualnie NIP, jeśli prowadzi działalność), adresu zamieszkania. Osoba prawna – pełnej nazwy, NIP, REGON (jeśli posiada), adresu siedziby.
- Dane nieruchomości: adresy posiadanych działek/budynków, numery ewidencyjne działek (można je znaleźć w akcie notarialnym zakupu lub wypisie z rejestru gruntów), powierzchnię działek (w m²), powierzchnię użytkową budynków/lokali (w m²). Warto mieć pod ręką akty notarialne lub wypisy z ksiąg wieczystych, gdzie te parametry są podane.
- Informacja o sposobie użytkowania: trzeba określić, czy dana nieruchomość jest mieszkalna czy związana z działalnością gospodarczą lub rolniczą.
- Załączniki: jeżeli masz wiele nieruchomości, przygotuj się na wypełnienie załączników ZIN-1 (szczegółowe dane każdej opodatkowanej działki/budynku), ZIN-2 (jeśli posiadasz nieruchomości zwolnione z podatku) lub ZIN-3 (jeżeli składasz wspólnie z innymi współwłaścicielami).
- Ewentualne dokumenty potwierdzające: przy pierwszym zgłoszeniu nie dołącza się co prawda kopii aktów notarialnych (urząd sam może zweryfikować nabycie, bo notariusz zgłasza sprzedaż do gminy), ale przy zgłoszeniach zmian (np. korekta po sprzedaży) warto dołączyć kopię dokumentu potwierdzającego zmianę, np. umowę sprzedaży czy akt darowizny.
- Długopis (czarny lub niebieski), druk formularza – jeśli wypełniasz papierowo. Lub komputer z Internetem – jeśli korzystasz z kreatora online bądź ePUAP. Formularze w PDF można też wypełnić elektronicznie (są interaktywne PDF-y) i wydrukować gotowe.
Mając powyższe dane, unikniesz przerywania wypełniania, by szukać np. numeru działki czy metrażu mieszkania.
Krok po kroku: wypełnianie informacji IN-1 (osoba fizyczna)
Omówmy wypełnienie na przykładzie typowej sytuacji osoby fizycznej – np. właściciela domu z działką. Formularz IN-1 składa się z kilku sekcji oznaczonych literami od A do H. Oto poszczególne kroki:
- Miejsce i cel składania informacji – Wpisujesz tu nazwę gminy, do której kierujesz informację (np. Gmina Miasto Wrocław). Następnie zaznaczasz cel złożenia: czy składasz “informację” po raz pierwszy (gdy zgłaszasz nowonabyty grunt/budynek) czy “korektę” (gdy np. zmieniły się dane lub zrobiłeś remont).
- Dane identyfikacyjne podatnika – Tutaj wpisujesz swoje dane: nazwisko, imię, data urodzenia, PESEL (lub NIP), adres (zamieszkania lub siedziby oraz jeżeli jest inny, to do korespondencji).Jeżeli składasz razem z małżonkiem jedną informację (co jest możliwe, gdy macie współwłasność) – zaznacza się to później w części G lub H i dane małżonka podaje załącznik ZIN-3. To samo tyczy się wspólników czy innych współwłaścicieli.
- Dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu to najważniejsza sekcja. Składa się z tabel, gdzie wpisujesz szczegóły posiadanych nieruchomości. Najczęściej jest tak, że: – W części C.1 wpisuje się powierzchnie gruntów z podziałem na rodzaj. Każda kategoria gruntów ma osobną linię, a Ty wpisujesz sumaryczną powierzchnię gruntów danego rodzaju, które posiadasz, zaokrągloną do pełnych m². W części C.2 wpisuje się powierzchnie budynków lub ich części w podziale na funkcje (mieszkalne, gospodarcze, letniskowe, zajęte przez firmy itd.). C.3 dotyczy budowli – tutaj wpisuje się wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą (np. wartość infrastruktury technicznej).
Ponieważ formularz ma ograniczoną liczbę wierszy, szczegółową listę nieruchomości podaje się w załączniku ZIN-1. W samej informacji IN-1, podajesz łączną sumę powierzchni czy wartości w danych kategoriach. Potem część F (informacja o załącznikach) wskaże, ile załączników ZIN-1 dodajesz.
- Dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych. Część D jest analogiczna do C, ale dotyczy nieruchomości, które co prawda posiadasz, lecz są zwolnione z podatku na mocy ustawy lub uchwały gminy. Przykładem mogą być: grunt wpisany do rejestru zabytków zwolniony od podatku, budynek gospodarczy na gospodarstwie. Jeśli czegoś takiego nie masz – możesz zostawić puste. Jeśli masz – wykazujesz to (ale detale zapewne opiszesz w załączniku ZIN-2).
- Pozostałe informacje (związane ze zwolnieniami i ulgami) – Ta część może nie występować we wszystkich wersjach formularza lub bywa pomijana, jeśli nie dotyczy. Czasem tu się wskazuje np. podstawę prawną jakiegoś zwolnienia lokalnego, z którego korzystasz, albo inne uwagi.
- Informacja o załącznikach są bardzo ważne! Tutaj zaznaczasz, ile załączników dołączasz.
- Adnotacje i pouczenia zwykle zawiera pouczenie prawne i jest przeznaczona dla urzędu (urzędnik wpisuje tu np. datę wpływu, numer decyzji itp.). Ty nic tu nie wypełniasz, poza ewentualnym potwierdzeniem odbioru w przypadku osobistego złożenia (ale to raczej po stronie urzędnika).
- Podpis podatnika (czytelny) oraz datę wypełnienia formularza. Jeśli formularz jest wspólny dla małżonków, wystarczy podpis jednego (bo działacie jako współwłaściciele solidarnie), choć możecie oboje podpisać. Przy korekcie również podpisujesz.
Po wypełnieniu IN-1, dołącz wypełnione załączniki ZIN-1/ZIN-2/ZIN-3 zgodnie z potrzebą. Sprawdź jeszcze raz, czy wszędzie wpisałeś poprawne powierzchnie i czy suma gruntów/budynków w sekcji C odpowiada temu, co wykazałeś w załączniku.
Typowe błędy do uniknięcia
- Niepodpisanie formularza (brak podpisu to nieważność – urząd wezwie do uzupełnienia).
- Błędy literowe w nazwisku, PESEL – sprawdź dokładnie.
- Złe zaokrąglenie powierzchni: powierzchnie w m² wpisujemy jako liczby całkowite (bez miejsc po przecinku). Zasada: końcówki do 0,5 m² pomijamy, od 0,5 wzwyż zaokrąglamy w górę. Np. jeśli działka ma 1050,5 m² – wpisz 1051. Jeśli 1050,4 m² – wpisz 1050.
- Niewykazanie wszystkich przedmiotów: np. ktoś wpisze dom, a zapomni o oddzielnej działce obok – później urząd może to wykryć i wezwać do korekty.
- Pominięcie załącznika ZIN-3, gdy składacie wspólnie – jeśli np. tylko mąż podpisał, a nie dołączyli danych żony jako współwłaścicielki, formalnie urząd może wymagać uzupełnienia danych drugiej osoby.
Po złożeniu IN-1 czekasz na decyzję ustalającą podatek (jeśli to pierwsze zgłoszenie). Przy korekcie – urząd wyda nową decyzję korygującą wysokość podatku na dany rok, o ile zmiana wpływa na kwotę.
Wypełnianie deklaracji DN-1 (osoba prawna)
Deklaracja DN-1 jest nieco bardziej rozbudowana, ponieważ oprócz danych nieruchomości zawiera wyliczenie należnego podatku. Ogólny układ sekcji jest podobny (A – miejsce i cel, B – podatnik, C i D – dane o nieruchomościach opodatkowanych i zwolnionych, E – obliczenie podatku, F – załączniki, G – podpis, H – adnotacje). Skupmy się zatem na różnicach:
- Cel złożenia deklaracji – tutaj oprócz opcji “złożenie deklaracji” i “korekta” często wskazuje się rok podatkowy, którego deklaracja dotyczy (np. 2025).
- Dane podatnika – dla osoby prawnej wpisujemy pełną nazwę firmy, adres siedziby, NIP (to kluczowy identyfikator), ewentualnie REGON. Osoby prawne zwykle mają adresy do korespondencji takie same jak siedziby, ale jeśli jest inaczej – też można wskazać.
- C i D. Przedmioty opodatkowane i zwolnione – wypełnia się podobnie jak w IN-1, podając powierzchnie gruntów, budynków i wartość budowli, z podziałem na kategorie. Firmy często mają więcej elementów, stąd załączniki ZDN-1 (odpowiednik ZIN-1) będą potrzebne.
- Obliczenie wysokości podatku – to istotna część deklaracji. Tutaj podatnik (firma) musi wyliczyć ile wynosi podatek roczny, mnożąc podstawy przez stawki i sumując.
Ponadto, ponieważ firmy płacą miesięcznie, deklaracja może mieć rubrykę do wyliczenia kwoty podatku proporcjonalnej za każdy miesiąc. Zazwyczaj jednak robi się to prosto: dzieli roczny podatek na 12 rat (jeśli od początku roku posiadałeś). Jeśli obowiązek powstał w trakcie roku, deklarujesz podatek za odpowiednie miesiące – w praktyce liczy się proporcjonalnie do liczby miesięcy posiadania.
Formularz DN-1 może mieć więc pozycję: “podatek za miesiące od… do… wynosi … zł”.
- Informacja o załącznikach – analogicznie zaznaczasz liczbę załączników ZDN-1 (analog zał. ZIN-1) i ZDN-2 (zwolnienia) oraz ZDN-3 (współwłaściciele, choć w przypadku osób prawnych rzadko stosowany, bo każda składa własną deklarację).
- Podpis i pieczęć – deklarację musi podpisać osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu (np. członek zarządu spółki, dyrektor administracyjny itp.). Często prócz podpisu stawia się pieczątkę firmy.
- Adnotacje organu – tu nic nie wypełniasz.
Po złożeniu DN-1 urząd już nie przysyła decyzji – deklaracja to oświadczenie podatnika, na podstawie którego po prostu płacisz podatek (chyba że urząd znajdzie błędy, wtedy może wezwać do korekty lub skorygować decyzją).
Typowe błędy w DN-1
- Błędy rachunkowe – źle przemnożone stawki, pominięcie czegoś w sumie. Warto sprawdzić dwa razy matematycznie.
- Niewłaściwe stawki – trzeba użyć stawek uchwalonych na dany rok w danej gminie! Firmy czasem wpisują stawki maksymalne z ustawy, mimo że gmina miała niższe – to zawyży podatek. Albo odwrotnie – zaniżą stawkę, bo rok temu była inna. Dlatego upewnij się co do aktualnych stawek lokalnych.
- Brak podpisu osoby uprawnionej – np. pracownik księgowości podpisał, ale nie miał pełnomocnictwa. Formalnie powinna podpisać osoba do tego uprawniona (lub pełnomocnik złożony na druku UPL-1).
- Niezłożenie deklaracji w terminie – firmy czasem zapominają, że do 31 stycznia muszą zaktualizować DN-1. Brak deklaracji może skutkować wezwaniem i teoretycznie karą z KKS (choć gminy rzadko to stosują, częściej wzywają do złożenia).
Jak i gdzie złożyć dokumenty (papierowo czy online)
Deklarację lub informację składamy do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na położenie nieruchomości. Praktycznie oznacza to urząd gminy lub urząd miasta. Jeśli masz nieruchomości w różnych gminach – do każdej musisz złożyć osobny druk dla tych nieruchomości. Jeżeli nieruchomość leży na granicy gmin (np. działka w dwóch gminach) – to już szczególny przypadek, zazwyczaj opodatkowanie jest proporcjonalne, ale to rzadkość.
Możesz ją złożyć osobiście w urzędzie: w kancelarii ogólnej lub biura podawczego urzędu gminy. Warto wziąć ze sobą kopię i poprosić o potwierdzenie z datą przyjęcia na kopii. Możesz też wysłać list polecony na adres urzędu. Za datę złożenia uważa się datę stempla pocztowego (w polskiej placówce pocztowej). Wiele gmin udostępnia na platformie ePUAP usługę “Wyślij informację IN-1 / deklarację DN-1”. Wymaga to posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego, aby się zalogować i podpisać dokument.
Coraz więcej miast umożliwia pełne załatwienie sprawy online, co jest wygodne (szczególnie dla firm). Złożenie elektroniczne jest równoznaczne z papierowym, o ile otrzymasz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Po złożeniu otrzymasz po pewnym czasie decyzję ustalającą podatek – zazwyczaj do końca marca (jeśli to nowa nieruchomość zgłoszona w trakcie roku, decyzja może przyjść w ciągu kilku tygodni). Jeśli decyzja nie przyjdzie, warto skontaktować się z gminą – może brakować jakichś danych. Osoba prawna nie dostaje decyzji, tylko płaci według deklaracji.
Korekta deklaracji lub informacji
Życie pisze różne scenariusze – być może popełniłeś błąd w złożonym formularzu albo nastąpiła zmiana (np. sprzedałeś nieruchomość, zmieniła się powierzchnia). Wtedy należy złożyć korektę.
Jak złożyć korektę? Na tym samym formularzu (IN-1 lub DN-1) zaznaczasz w części A opcję “Korekta informacji” albo “Korekta deklaracji”. Podajesz aktualne, poprawne dane, tak jak powinno być, i składasz. Dobrą praktyką jest dołączenie pisemnego uzasadnienia przyczyn korekty. Po korekcie osoba fizyczna dostanie nową decyzję.
Jeżeli zdarzyło Ci się nie złożyć informacji IN-1 w terminie (np. zapomniałeś zgłosić kupno działki rok temu), złóż ją jak najszybciej teraz. Gmina i tak się dowie prędzej czy później (np. z rejestru notarialnego) i wyda decyzję za lata wstecz. Lepiej uprzedzić i złożyć spóźnioną informację – zwykle kończy się to bez konsekwencji karnych, a unikniesz zarzutu, że świadomie ukrywałeś (co mogłoby zostać potraktowane surowiej). Pamiętaj, że gmina może dochodzić podatku maksymalnie 5 lat wstecz (po tym okresie zaległość się przedawnia), więc jeśli nigdy nie zgłosiłeś nieruchomości np. od 7 lat, to i tak zapłacisz za ostatnie 5 lat wstecz.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące deklaracji IN-1/DN-1
- Czy muszę składać osobny formularz na każdą posiadaną działkę?
Nie, na jednym formularzu IN-1 (lub DN-1) możesz zgłosić wszystkie swoje nieruchomości w obrębie jednej gminy. Służą do tego załączniki, gdzie wypisujesz kolejne działki, budynki itp. Jeśli jednak masz nieruchomości w różnych gminach, składasz odrębne informacje do każdej z tych gmin. - Co wpisać jako powierzchnię budynku, jeśli mam dom z piwnicą i poddaszem?
Podaj sumę powierzchni użytkowej wszystkich kondygnacji (parter, piętro, piwnica użytkowa, poddasze użytkowe). Piwnicę wliczasz tylko jeśli jest użytkowa (np. pralnia, kotłownia – tak, to też użytkowe), a nie wliczasz np. piwniczki ziemniaczanej w gospodarstwie rolnym zwolnionym. Poddasze, jeśli jest nieużytkowe (strych), możesz pominąć; jeśli to pokój na poddaszu z niskim sufitem, to metry <1,4 m wysokości pomijasz, a 1,4–2,2 m liczysz w 50%. To dość techniczne – w razie wątpliwości zapytaj w gminie, by nie zaniżyć ani zawyżyć. - Jak zgłosić współwłasność?
Jeśli nieruchomość ma kilku współwłaścicieli, każdy z nich ma obowiązek zgłoszenia. Możecie jednak umówić się i złożyć wspólnie jeden formularz IN-1 (jeśli to osoby fizyczne) podpisany przez jednego z Was, ale wtedy dołączacie załącznik ZIN-3 z danymi pozostałych współwłaścicieli. W praktyce małżonkowie tak robią – mąż składa informację, wpisuje siebie w danych głównych, a małżonkę na ZIN-3. - Czy muszę dołączać akt notarialny do deklaracji?
Na etapie składania deklaracji/informacji nie ma obowiązku dołączania aktu notarialnego zakupu ani innych dokumentów, chyba że gmina wyraźnie prosi przy jakiejś szczególnej sprawie. Gmina i tak otrzymuje od notariusza informację o transakcji (akt notarialny idzie do starostwa/gminy). W praktyce jednak, przy korekcie po sprzedaży warto dołączyć kopię umowy sprzedaży lub innego dokumentu potwierdzającego utratę własności – ułatwi to urzędnikom i mogą szybciej poprawić wpisy. Generalnie jednak same formularze wystarczą. - Złożyłem deklarację, ale gmina i tak przysłała decyzję z inną kwotą. Co robić?
Jeśli jesteś osobą fizyczną, to normalne – decyzja gminy jest wiążąca, nawet jeśli wcześniej zgłosiłeś coś innego. Gmina może np. skorygować powierzchnie albo zastosować właściwe stawki. Musisz zapłacić kwotę z decyzji. Jeżeli uważasz, że decyzja jest błędna (np. naliczyli metry, których nie masz), możesz odwołać się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji, wskazując na błąd. Dla osób prawnych sytuacja rzadsza, ale bywa: złożyłeś DN-1, a gmina znalazła błąd i wyda decyzję ustalającą (podwyższającą podatek). Wtedy również możesz się odwołać, ale jeśli błąd był po Twojej stronie – lepiej skorygować i zapłacić. - Czy mogę wysłać skan podpisanego formularza mailem do urzędu?
Zwykłe wysłanie skanu mailem nie spełnia wymogów formalnych – mail to nie oficjalna droga (chyba że urząd wyjątkowo zaakceptuje, ale w świetle przepisów to nie jest złożenie dokumentu). Lepiej skorzystać z ePUAP lub platformy, gdzie podpisujesz elektronicznie. Możesz też wysłać formularz w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem mailem, ale to wymaga posiadania e-podpisu. Najprostsza droga to ePUAP (profil zaufany jest bezpłatny). - Co grozi za niezłożenie deklaracji/IN-1?
Formalnie – jest to wykroczenie skarbowe. W praktyce gmina najpierw wyśle do Ciebie upomnienie czy informację, byś złożył. Jeśli będziesz zwlekał latami, urząd może sam wymierzyć podatek decyzją i ewentualnie nałożyć grzywnę (mandat skarbowy za niedopełnienie obowiązku informacyjnego, do kilku stówek). Rzadko jednak karze w dobrej wierze podatników, częściej skupia się na ściągnięciu należnego podatku. Lepiej nie sprawdzać – zawsze bezpieczniej złożyć, nawet z opóźnieniem, niż czekać na konsekwencje.
Checklista – zanim złożysz deklarację, upewnij się że:
- ☐ Podałeś właściwą gminę w nagłówku formularza (miejsce składania).
- ☐ Zaznaczyłeś odpowiedni cel złożenia (złożenie po raz pierwszy czy korekta).
- ☐ Wpisałeś poprawnie swoje dane (imię, nazwisko/nazwę, adres, PESEL/NIP) bez literówek.
- ☐ Wykazałeś wszystkie posiadane grunty i budynki – niczego nie pominąłeś.
- ☐ Sprawdziłeś, czy powierzchnie są prawidłowo policzone i zaokrąglone do pełnych m².
- ☐ W razie zwolnionych nieruchomości – ująłeś je w odpowiedniej sekcji/załączniku.
- ☐ Dołączyłeś potrzebne załączniki ZIN/ZDN i wskazałeś ich liczbę w formularzu.
- ☐ Nie zapomniałeś podpisać dokumentu (oraz opatrzyć datą). Przy wysyłce elektronicznej – podpisałeś elektronicznie.
- ☐ Masz potwierdzenie złożenia – stempel na kopii lub Urzędowe Poświadczenie Odbioru przy wysyłce online.
Jeśli każdy punkt jest spełniony, Twoja deklaracja na podatek od nieruchomości jest gotowa i kompletna. Teraz możesz ją złożyć we właściwym urzędzie i być spokojnym o dopełnienie formalności. Prawidłowo wypełniona deklaracja to szybsze wydanie decyzji i brak przykrych niespodzianek w przyszłości.
Wzory deklaracji znajdziesz na portalu podatki.gov.pl.
tm, Zdjęcie z Pexels (autor: RDNE Stock project)